Jak poprawnie zawrzeć umowę? – Prawnik odpowiada

Jak poprawnie i bezpiecznie zawrzeć umowę? Jak skutecznie zabezpieczyć jej wykonanie? – O umowach prostym językiem w wywiadzie z Radosławem Strugałą, prawnikiem.

Panie Radosławie, jest Pan prawnikiem, ekspertem w zakresie prawa umów. Na co dzień przygotowuje i opiniuje Pan umowy zawierane w obrocie gospodarczym. Więc może na początek pytanie ogólne – czy dokonując określonej transakcji zawsze potrzebujemy umowy?

Tak naprawdę już w momencie rozpoczęcia rozmów dotyczących przyszłej współpracy, np. dzwoniąc do hurtowni z pytaniem o dostępność i cenę danego towaru, z perspektywy prawnej rozpoczynamy negocjacje w zakresie przyszłej umowy. Nasze ostateczne uzgodnienia to najczęściej właśnie umowa, niezależnie od tego, w jakiej formie się komunikujemy.

OK, wiemy już, że umowy towarzyszą nam na co dzień. Czy to oznacza, że każdą umowę można zawrzeć ustnie? – To przecież chyba prostsza i szybsza forma dla każdego.

Zdecydowanie nie. Czasami przepisy prawa wymagają zachowania określonej formy – bez niej umowa może okazać się nieważna, co może powodować różnego rodzaju komplikacje. Poza tym, nawet wtedy, gdy prawo pozwala na zawarcie umowy w formie ustnej, warto zadbać o odpowiednie udokumentowanie naszych uzgodnień. Bez tego nasza sytuacja w razie ewentualnego sporu będzie bardzo trudna.

To znaczy?

Załóżmy, że Kowalski i Nowak zawarli umowę sprzedaży. Wszystkie jej warunki uzgodnili ustnie. Kowalski zapłacił za otrzymany towar tylko połowę uzgodnionej kwoty. W tej sytuacji Nowak będzie miał trudności z udowodnieniem przed sądem, że uzgodniona pierwotnie cena była wyższa. Zgodnie z przepisami, to na nim ciąży tzw. ciężar dowodu, to znaczy to on musi wykazać wysokość uzgodnionej ceny. Brak udokumentowania uzgodnień oznacza w zasadzie oddalenie powództwa, czyli przegranie sporu. O ile łatwiej byłoby, gdyby w tej sytuacji strony podstawowe warunki umowy uzgodniły pisemnie lub chociażby mailowo.

Na co więc zwrócić szczególną uwagę, jeśli już zdecydujemy się zawrzeć z naszym kontrahentem umowę w sposób bardziej sformalizowany? Od czego zacząć?

Zacznijmy od prawidłowego określenia stron umowy, co nie zawsze jest oczywiste. Jeśli nie zawieramy umowy z osobą fizyczną, ale np. ze spółką z o.o., to warto sprawdzić, czy osoba zawierająca umowę w imieniu tej spółki, jest do tego uprawniona. Pomocne mogą się tu okazać odpowiednie, publicznie dostępne rejestry, przede wszystkim Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) i Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Warto jednak pamiętać, że umowę mogą zawrzeć również tzw. osoby czynne w lokalu przedsiębiorstwa. Tych osób nie znajdziemy we wspomnianych rejestrach, a mimo to mogą one zawierać ważne umowy w imieniu podmiotów, w ramach których występują. Warto mieć świadomość, kiedy mamy do czynienia z pierwszą sytuacją, a kiedy – z drugą. Kolejna kwestia to prawidłowe określenie przedmiotu umowy.

Właśnie, jak zrobić to najlepiej? Niekiedy umowy są bardzo szczegółowe, z licznymi załącznikami, co prowadzi do tego, że są one też oczywiście niezwykle obszerne. Inne natomiast umowy są bardzo krótkie, często 1-stronicowe. Które rozwiązanie jest lepsze?

Wszystko zależy od stopnia skomplikowania przedmiotu danej umowy, wartości transakcji i naszych potrzeb. Umowy obszerne, tj. sformułowane w sposób szczegółowy, mają tę korzyść, że zwykle pozostawiają mało miejsca dla późniejszych ewentualnych wątpliwości. W takiej umowie bowiem wiadomo, kto, co, kiedy i jak ma wykonać. Z drugiej jednak strony, stosowanie obszernych umów nie zawsze jest konieczne, a bywa niewygodne. Np. umowy dotyczące spraw o niewielkiej wartości wcale nie muszą być obszerne. Krótkie umowy mogą być wystarczające w przypadku tzw. umów nazwanych, tzn. kiedy kodeks cywilny i tak szczegółowo określa większość praw i obowiązków stron. Wówczas wystarczy, że w naszej umowie prawidłowo określimy tylko przedmiot, cenę, terminy. W pozostałym zakresie zastosowanie będą miały wspomniane przepisy kodeksowe. Poza tym, w przypadku transakcji powtarzalnych wielu przedsiębiorców używa ogólnych warunków umów, czyli tzw. OWU, a już sama umowa jest wtedy krótka.

Obszerniejsze umowy często zawierają m.in. zapisy dotyczące kar umownych. Wydaje się to prostym i skutecznym sposobem zabezpieczenia interesów. Czy w takim razie zawsze powinniśmy “walczyć” o umieszczenie takich kar w umowie, na naszą korzyść?

Rzeczywiście, kara umowna zwykle dobrze zabezpiecza nasze interesy, np. terminową realizację kontraktu. Perspektywa jej zapłaty w oczywisty sposób mobilizuje naszego kontrahenta do dotrzymania umówionego terminu. Nie zawsze jednak stosowanie kar umownych jest dopuszczalne. Zdarza się, że strony zastrzegają karę umowną na wypadek nieterminowej zapłaty, podczas gdy przepisy pozwalają łączyć karę umowną tylko z naruszeniem zobowiązań niepieniężnych.

To nie jedyny problem. Przykładowo, zastrzeżenie zbyt wysokiej kary umownej może prowadzić do jej ostatecznego miarkowania przez sąd, nie wspominając nawet o problemach z takimi karami już na etapie negocjacji umowy z kontrahentem. Stosowanie kar umownych wymaga więc sporej wiedzy prawnej, m.in. znajomości aktualnego orzecznictwa. Warto również wiedzieć, że kary umowne nie są jedynym sposobem zabezpieczenia interesów stron umowy. Można również zastosować np. zadatek, przewłaszczenie na zabezpieczenie, weksel, wykonanie zastępcze i inne.

Brzmi to skomplikowanie. Czy to oznacza, że lepiej nie zawierać żadnej umowy bez wsparcia profesjonalisty?

Oczywiście, że nie. Na co dzień zawieramy mnóstwo umów, przy których pomoc prawnika nie jest konieczna. Nie będziemy przecież dzwonić do adwokata przy zakupie tuszu do drukarki. Jednak już w obrocie gospodarczym mamy najczęściej do czynienia z umowami nie tylko znacznej wartości, ale także o dużym stopniu ryzyka i odpowiedzialności. Nieprawidłowe sformułowanie takiej umowy może doprowadzić do dotkliwych strat finansowych, utraty reputacji czy wieloletnich sporów sądowych. W takich sytuacjach profesjonalne przygotowanie umowy zapewni bezpieczeństwo transakcji.

Dziękuję za rozmowę.

***

dr Radosław Strugała – prawnik, ekspert w zakresie prawa umów, uczestniczył w pracach legislacyjnych dot. projektu nowego kodeksu cywilnego.

Prowadzi cykliczne warsztaty dla przedsiębiorców: Umowy w obrocie gospodarczym.

—

Wszelkie treści zamieszczone na blogu Kancelarii mają charakter informacyjny i nie stanowią porad prawnych.